Професія:
4115 Секретар керівника (організації, підприємства, установи)
Кваліфікація – Секретар керівника (організації, підприємства, установи)
Знає,розуміє:
- постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і ведення діловодства;
- структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів;
- організацію діловодства;
- методи оброблення і оформлення документів;
- архівну справу;
- правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами;
- стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
- правила друкування ділових листів з використанням типових форм;
- основи етики і естетики; правила ділового спілкування;
- основи організації праці і управління;
- правила експлуатації обчислювальної техніки;
- основи адміністративного права і законодавства про працю.
Вміє:
- виконувати функції, що включають організаційне-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства.;
- приймати кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передавати її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;
- вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень;
- приймати документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства;
- готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові;
- стежити за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряти правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечувати якісне їх редагування;
- організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома її зміст, передавати і приймати інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводити до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку;
- за дорученням керівника складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів;
- виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), вести і оформляти протоколи засідань і нарад;
- здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль;
- вести контрольно-реєстраційну картотеку;
- забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі;
- друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію у банк даних;
- організовувати приймання відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;
- формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву;
- копіювати документи на персональному ксероксі.
Секретар керівника повинен:
- раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місці;
- додержуватись норм технологічного процесу;
- не допускати браку в роботі;
- знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, додержуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
- використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо).
Сфера професійного використання випускника
Всі види економічної діяльності.